BAB 13 KELAS X : Membuat Dokumen Mail Merge dan Menggunakan Template

Mari kita mulai langkah demi langkah:

1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.

2. Ini labelnya kan:

3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge

4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih "Letters".Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik "Starting New Document"

5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih "Use current Document".

6. Kemudian kita pilih, "Use existing List", ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya. Setelah itu klik "Browse" untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer kita.

7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.

8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.

9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik "Select All".

10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau tidak lanjut saja. Klik "Next: Write Your Letter".

11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik "More Items" di panel sebelah kanan.

12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita tampilkan di label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas "Name", Nama Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas "Center", Kemudian saya ingin tampilkan email pada field "Email". Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya :D

13. Ketika kamu klik "Insert", maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.

14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select dan bold fontnya sesuai kebutuhan.

15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.

16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya "Insert Word Field", kemudian klik "Next Record".

17. Macro word field "Next Record" itu dikopi dan paste di setiap label ya. Biar masing2 label menampilkan record yang berurutan.

18. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Klik "Preview Your Label" di bagian bawah panel sebelah kanan. Kalo hasilnya menampilkan satu lembar label satu record, berarti masih ada kesalahan di langkah sebelumnya. Coba dicek lagi. Kalo bingung, coba lagi saja dari awal.

19. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.

20. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol "Merge to New Document". Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.

21. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.

A.MEMBUAT DOKUMEN INDUK

Mail merge : salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang. seperti contoh di bawah ini.
Menggunakan fasilitas Mail Merge, dapat melalui langkah - langkah berikut:

Yang pertama ketiklah contoh naskah undangan di bawah ini, untuk bagian Nama, alamat dan kota dikosongkan saja, berikan ruang kosong untuk nantinya disipi nama darimail merge.

setelah contoh naskah undangan di atas selesai diketik, sekarang saatnya mencoba fasilitas mail merge. Klik pada Menu Tools , kemudian klik pada Letters anda Mailings, kemudian klik pada Mail Merge . . .

setelah Mail Merge . Pada bagian ini, menentukan dokumen yang digunakan sebagai dokumen induk.

- Use the current document,memilih dokumen aktif sebagai dokumen induk.
- Start from a template, bentuk format surat yang sudah disediakan Microsoft Word
- Start from existing document, dokumen induk diambil dari dokumen lain yang pernah dibuat.
Klik, perhatian pada jendela microsoft word bagian kanan, akan ada jendela mail merge seperti gambar di bawah ini. klik pada bagian Letters, kemudian lihat bagian bawah dan klik pada Next : starting document.

lalu akan diarahkan pada jendela starting document seperti gambar di bawah ini, klik pada Use the current document , kemudian klik pada Next: select recipient

pada jendela recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada Type a news lits, kemudian klik pada Create

B.MEMBUAT DOKUMEN SUMBER DATA

setelah itu klik Create pada langkah sebelumnya tadi, akan muncul jendela New adress list seperti di bawah ini. jendela ini berfungsi untuk mengatur data data yang akan digunakan pada fasilitasmail merge. secara default sudah disediakan daftar kolom isian seperti di bawah ini. tapi karena yang akan kita gunakan pada latihan di atas hanyalah 3 kolom saja, yaitu Nama, ALamat, dan kota, maka kita akan mengganti semua kolom yang sudah disediakan dengan 3 kolom tadi, caranya klik pada tombol Customize
setelah kamu klik Cuztomize akan muncul jendela cuztomize address list seperti di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada kolom Field names tersebut dengan cara klik pada tombol Delete.
jika setelah itu klik tombol delete muncul peringatan seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol yes.
setelah semua terhapus, sekarang saatnya menambahkan field baru, dengan cara klik pada Tombol Add ,




setelah kamu klik tombol Add akan muncul jendela Add field seperti gambar di bawah ini. masukkan nama fieldnya yang pertama, yaitu “nama” kemudian klik tombol OK .




dengan langkah yang sama buat lah field untuk “alamat” dan juga “kota” , sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini, selelah ketiga field selesai dibuat, klik pada tombol OK

klik pada tombol OK pada langkah sebelumnya tadi, jendela address list telah berubah menjadi seperti gambar di bawah ini. masukkanlah nama, alamat, dan kota yang ingin diundang. seperti contoh di bawah ini. kemudian untuk menampilkan kolom address baru, tinggal pada tombol New Entry.

pada contoh gambar di bawah ini merupakan kolom address pada urutan ke empat, untuk melihat address kolom sebelumnya klik pada tombol Previous, tombol First untuk kolom pertama, tombol Next untuk melihat kolom selanjutnya , dan tombol last untuk melihat kolom address yang terakhir. jika semua data telah diisi klik pada tombol Close.

setelah kamu klik tombol close, akan muncul jendela Save Address list seperti gambar di bawah ini. berikan nama file nya, kemudian klik pada tombol save.

setelah kamu klik pada tombol save, akan muncul jendela Mail Merge Recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol OK

setelah kamu klik pada tombol OK, perhatikan toolbar bagian atas microsoft word, maka akan tampak toolbar baru, yaitu toolbar untuk fasilitas mail merge.

untuk mengaktifkan fasilitas mail merge yang baru kita buat tadi, aktifkan kursor pada ruang kosong di bawah tulisan Yth. Bpk/Ibu/Sdr. seperti gambar di bawah ini.


C.MENGGABUNGKAN DOKUMEN INDUK DAN SUMBER DATA

letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

akan muncul jendela Insert Merge Fied sperti gambar di bawah ini. klik pada Field “Nama,” kemudian klik OK. lakukan langkah yangsama untuk field “alamat” dan

sehingga hasilnya akan seperti gambar di bawah ini :

pada gambar di atas hanya muncul <>, <>, dan <> , nah untuk menampilkan data sesungguhnya klik pada Icon ABC seperti pada gambar di bawah ini.

maka data akan tampil seperti gambar di bawah ini.

untuk menampilkan data halaman kedua klik pada icon panah, seperti gambar di bawah ini.
Pada taskpane yang ditampilkan klik tanda >> untuk menampilkan isi field berikutnya yang disisipkan pada dokumen induk dan tanda << untuk menampilkan isi field sebelumnya.


D.MENCETAK MAIL MERGE

Klik link Next : Complete the merge, task pane Mail Merge. Pilih Print atau Edit individual letters pada task pane Mail Merge, apabila pilih print, dokumen akan langsung dicetak menggunakan printer. Apabila memilih Edit individual letter dokumen akan dipindahkan ke dalam dokumen bar dan untuk selanjutnya akan di cetak.

1. Menggunakan Printer

Pilih print pada task pane Mail Merge terakhir.
Terdapat tiga pilihan pada kotak dialog Merge to Printer, yaitu.
- All, untuk mencetak semua data (record)
- Current record, untuk mencetak data (record) yang sedang aktif
- From:__To:__, untuk mencetak data (record) tertentu yang diinginkan. Klik tombol OK maka akan tampil kotak dialog Print

Beberapa bagian pada kotak dialog Print, yaitu sebagai berikut
- Name, nama printer yang digunakan
- Properties, tombol untuk melakukan pengaturan dokumen yang akan dicetak
- Page range, bagian (range) halaman dokumen yang akan dicetak.
* All, mencetak semua halaman dalam dokumen
* Current page, mencetak halaman aktif dimana kursor berada.
* Selection, mencetak hanya teks yang dipilih
* Pages, mencetak halaman tertentu
- Number of copies, banyaknya salinan (rangkap) halaman yang dicetak.
- Print what, beberapa bagian yang iongin dicetak
- Print, pilihan rentang halaman yang dicetak, seperti semua halaman
- Zoom, mengubah sementara skala dokumen
* Page per sheet, banyaknya halaman yang ingin dicetak dalama satu halaman
* Scale to paper size, ukuran kertas dari dokumen yang dicetak

Selanjutnya klik tombol Ok.

2. Menggunakan Dokumen Baru

Pada task pane Mail Merge terakhir, klik Edit individual letters. Kotak dialog Merge to New Document aka ditampilkan. Pilih atau tentukan data yang akan dicetak ke dokumen baru selanjutnya klik tombol OK. Dokumen baru akan ditampilkan dalam jendela Microsoft Word yang berjudul Letter l yang siap untuk dicetak.

E. MEMBUAT LAPORAN ( REPORT )

Microsoft Word XP telah menyediakan format atau template untuk membuat laporan. Laporan ada 3 bentuk yang telah disediakan yaitu Contemporary Report, Elegant Report, dan Professional Report.
Langkah-langkah yang diambil dalam pembuatan laporan :
• Klik Menu File – New.
• Pada bagian New from templates, pilih General Templates. Selanjutnya, kotak dialog templates akan ditampilkan. Pilih Tab Reports, selanjutnya berbagai templates report akan ditampilkan.
• Pilih salah satu jenis report yang akan digunakan. Sebagagai pilih contoh Professional Report.
• Lalu klik tombol OK.
• Lalu isi dan modifikasi bentuk sesuai dengan kebutuhan.

F. MEMBUAT TULISAN ILMIAH

Microsoft Word XP yang menyediakan fasilitas untuk membuat tulisan ilmiah disebut fasilitas Thesis.
Langkah-langkah membuat Thesis :
• Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
• Pada kotak dialog Templates, pilih tab Publications kemudian pilih Thesis.
• Klik tombol OK
• Kamu dapat melakukan modifikasi sesuai dengan kemauan anda

G. MEMBUAT BROSUR

Kita dapat emmbuat brosur sesuai dengan keinginan kita dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
• Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
• Pada kotak dialog Templates, pilih tab Publications kemudian pilih Brochure
• Klik tombol OK
• Kamu dapat mngetiksesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita.

H. MEMBUAT SURAT DAN FAX

Kita dapat memanfaatkan fasilitas yang disediakan untuk membuat surat dan fax dengan mengikuti cara-cara sebagai berikut :
• Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
• Pada kotak dialog Tempaltes, Pilih tab Letters and Faxes
• Tentukan jenis surat atau fax yang kamu inginkan lalu klik tombol OK
• Modifikasi isi surat atau fax sesuai

BAB 12 KELAS X : Membuat Dokumen dengan Melibatkan Tabel, Gambar, dan Diagram

A. Membuat Tabel

Tabel dapat dibuat melalui:
• Menggunakan menu table1. tempatkan kusor pada tempat yang table akan dibuat.
2. pilih menu table > Insert >Table > tampil kotak dialog
3. setelah sudah mengatur formatnya sesuai keingginan > ok.• Menggunakan ikon insert table
1. tempatkan kusor pada tempat yang table akan dibuat.
2. klik ikon insert table pada toolbar standard
3. suatu kotak table akan muncul, tentuka jumlah baris dan kolom dengan menggeser mouse padda grid table
• Menggunakan ikon table and borders
1. letakan kusor pada tempat yang akan dibuat table2. pilih menu table > draw table atau klik ikon table and borders pada toolbar standard

B. Mengatur Border and Shading Table

Pada Microsoft word table sudah menggunakan border secara otomatis. Untuk mengubah border (bingkai) dan shading (warna belakang), dapat menggunakan cara :
• Sub menu border and shading pada menu format
• Sub menu Table auto format pada menu table atau ikon table auto format pada toolbar table and borders.• Ikon border atau shading color pada toolbar table and borders.C. Menyisipkan Baris, Sel atu Kolom

• Menyisipkan sel1. Pilih sel pada table untuk menyisipkan sel baru
2. Table > Insert >Cells
3. akan tampil kotak dialog
4. lalu pilih sesuai keinginan>Ok
• Menyisipkan Baris
1. Pilih baris pada table sesuai keinginan
2. Table > Insert > klik submenu yang diinginkan
• Menyisipkan kolom
1. Pilih kolom yang diingikan pada table
2. table > insert > pilih salah satu menu.


D. Menghapus Sel, Baris dan Kolom
Menghapus Cells
1. Pilih sel yang akan dihapus
2. Table > Delete > Cells > pilih sesuai katagori > ok
• Menghapus Baris atau Kolom
1. Pilih kolom atau baris yang ingin dihapus.
2. Table > delete > pilih Rows (baris) atau Colomns (kolom)

E. Mengatur Tinggi kolom dan Lebar Baris

Mengatus tinggi kolom atau lebar baris dapat dengan cara menggeser gridlines tanda pembatas baris atau kolom. Dan dapat juga menggunakan menu Table, dengan langkah –langkah ;
• Pilih kolom atau baris yang ingin dirubah tingginya
• Table > table properties > akan muncul kotak dialog, lalu atur sesuai keinginan > ok.

F. Menggabung dan Memecah sel

Untuk memecaha atau menggabung dua sel atau lebih dapat dengan menggunkan ikon Marge cells atau dengan menu table atau juga dengan menu toolbar tables and boders, dengan langkah berikut :
• Blok sel yang akan diasstukan atau dipecah
• Pilih ikon marge cells (menggabaung) atau spit cells (memecah)

G. Mengoprasikan Drawing

Untuk mengoprasikan drawing dapat dengan menggunakan toolbar drawing. Pada toolbar drawing terdapat berbagai gambar baik animasi atau yang berhubungan denagan matematuka.
Untuk menampilkan toolbar drawing dapat dengan cara pilih menu
View > Toolbars > drawing.


H. Menyisipkan Gambar

Untuk menyisipkan gambar dapat dilakukan dengan cara :
• Tempatkan pada tempat ytang akan disisipkan gambar
• Pilih menu Insert > Picture > From file
• Lalu pilih filenya• Lalu ok.


I. Menyisipkan WordArt
Untuk menyisipkan WordArt dengan cara :
• Letakan kusor pada posisi yang diinginkan
• Pilih menu Insert > picture > WordArt
• Lalu akan mucul kotak yang berisi macam-macam bentuk WordArtt
• Pili salah satu > ok > akan muncul kotak untuk menulis teks yang diingikan > atur font dan size font > ok.
J. Menyisipkan AutoShapes

AutoShapes merupakan aplikasi untuk menyisipakn berbagai macam bentuk seperti bgan, oval dan lainya. Untuk menyisipkan AutoShapes dapt dengan cara pilih menu Insert > Picture > AutoShapes >akan mmuncul toolbar autoshapes > pilih bentuk yang diinginkan.



K. Menggunakan Text Box

Kotak teks digunakan untuk menyisipkan teks yang tidak tergabung bagian dari dokumen. Kotak teks banytak digunakan dimajalah, Koran. Bulletin dan sebagainya untuk menampilkan tulisan pendukung.

BAB 11 KELAS X : Mengelola dan Mencetak Dokumen

A.Membuka Dokumen
Membuka dokumen dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut.
1. Menggunakan menu File > Open.
2. Menggunakan ikon Open pada toolbar.
3. Menggunkan tombol Ctrl + O pada keyboard.
4. Menggunakan menu My Recent Documents.
5. Menggunakan task pane.




B. Mengedit Dokumen

1. Melakukan blok pada teks
Blok adalah suatu istilah yang sering digunakan dalam proses editing dokumen. Tujuan dari melakukan blok adalah untuk menandai atau memilih teks tertentu. Jika kita ingin meng-copy, memindahkan, atau menghapus suatu teks, maka sebaiknya kita menandai teks tersebut terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses. Menandai teks berarti kita memblok teks tersebut. Untuk menandai suatu teks dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard, mouse, atau kombinasi keduanya.
2. Menghapus teks
Beberapa perintah yang dapat digunakan untuk menghapus teks.
a. klik ikon cut pada toolbar.
b. Tekan tombol Backspace pada keyboard.
c. Tekan tombol Delete pada keyboard.
d. Tekan tombol Ctrl + Backspace.
e. Tekan tombol Ctrl + Delete.

3. Memindahkan teks
Untuk memindahkan teks kamu dapat menggunakan fasilitas menu, Shortcut key, Standard toolbar, dan drag and drop.
4. Menyalin teks
Seperti memindahkan teks, untuk menyalin teks padadokumen kamu juga dapat menggunakan menu edit, Shortcut key, Standard toolbar, dan drag and drop.

5. Membuat huruf kapital atau kecil.
Apabila kamu ingin melakukan perubahan huruf kapital atau huruf kecil pada teks maka dapat dilakukan dengan bantuan kotak dialog Change case melalui menu format  Change case.

C. Mengatur Tata Letak Dokumen
Pengaturan tata letak dokumen dapat dilakukan melalui kotak dialog Page setup yang dapat di akses melalui menu File > Page setup.

D. Menggabungkan Dua Dokumen Atau Lebih.

Langkah – langkahnya sebagai berikut.
1. Pastikan dokumen pertama aktif.
2. Posisikan kursor pada tempat file yang akan digabungkan atau ditempatkan.
3. Pilih menu Insert > File.4. Pada kolom Look in, tentukan direktori tempat file yang akan disisipkan.
5. Pastikan tipe file yang akan disisipkan didukung oleh Microsoft Word Xp.
6. Klik nama file yang akan kamu sisipkan yang akan ditampilkan pada kotak file name.
7. Tekan tombol insert untuk menyisipkan file tersebut.

E. Membuat Nomor Halaman

Untuk memberi nomor halaman pada dokumen, langkah – langkah sebagai berikut.
1. Buka dokumen yang akan diberi nomor halaman.2. Pilih menu Insert > Page numbers.
3. Untuk melakukan penomoran halaman, klik tombol Format yang akan menampilkan kotak dialog Page Number Format.
4. Kilk tombol ok. Selanjutnya, kotak dialog Page Number Format akan ditutup.
5. Klik tombol ok pada kotak dialog Page Numbers setelah pengaturan nomor halaman selesai.

F. Membuat Header dan Footer

Langkah – langkahnya sebagai berikut.
1. Pilih menu View > Header and Footer.2. Microsoft Word akan menampilkan toolbar Header and Footer.
3. Pada kotak Header and footer, ketikkan teks yang diinginkan. Bisa juga berupa grafik, tabel, gambar, atau waktu.
4. Untuk keluar dari kotak Header and Footer, klik tombol close.
5. Jika ingin mengahapus isi Header and Footer, hapuslah isi kotak header and footer tersebut menggunakan tombol Delete pada keyboard.

G. Mencetak Dokuman
Langkah – langkahnya adalah :1. Pilih menu file > Print atau menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
2. Pada bagina page range, tentukan halaman mana yang ingin di cetak.
3. Kotak Print what, menentukan bagian yang ingin dicetak.
4. Kotak Print, pencetakan untuk semua halaman, halaman genap, atau, ganjil saja.
5. Setelah pengaturan pencetakan dokumen selesai dilakukan, klik tombol ok.


H. Menggunakan fasilitas Find, Replace, dan Go To

1. Fasilitas find
Untuk mencari kata atau potongan kata tertentu, kamu dapat menggunakan fasilitas find. Fasilitas find akan mencocokan kata atau potongan kata yang sesuai dengan sebuah kalimat, paragraf, dan naskah tulisanmu.
2. Fasilitas replace
Untuk mencari atau mengganti suatu teks pada naskah, dapat memanfaatkan fasilitas replace.

3. Fasilitas Go To
Jika kamu mempunyai dokumen yang cukup besar dan kamu ingin menuju halaman tertentu, kamu cukup menggunakan fasilitas Go To untuk menuju halamn tersebut. Fasilitas Go To digunakan untuk berpindah secara cepat ke lokasi yang kamu inginkan.

I. Menyisipkan Lambang dan Karakter Khusus
Langkah – langkahnya adalah ;
1. Letakkan kursor pada tempat dimana kamu akan menyisipkan lambang atau karakter khusus.
2. Pilih menu Insert > Symbol.
3. Pada kotak pilihan Font, kamu dapat memilih font yang mempunyai lambang atau simbol yang akan kamu sisipkan.
4. Klik tombol Insert.
5. Setelah selesai klik tombol close.




J. Memanfaatkan Clip Art
Untuk menyisipkan gambar ke dalam dokumen, Microsft Word menyediakan fasilitas Clip Art. Kamu dapat menyisipkan gambar yang terdapat pada library Microsoft Word atau gambar yang dimasukan melalui scanner dan kamera digital.

K. Menyisipkan Objek

Untuk menyisipkan objek tertentu melalui fasilitas Create new, kamu dapat melalui langkah – langkah berikut.
1. Tempatkan kursor pada lokasi dimana objek yang akan ditempatkan pada dokumen.
2. Pilih menu Insert > Object.
3. Kamu dapat memilih tipe objek yang akan kamu sisipkan pada dokumen melalui kotak object type.
4. Klik tombol ok.
5. Selanjutnya, akan ditampilkan suatu windowbaru sesuai dengan tipe objek yang kamu pilih.

L. Menggunakan Hyperlink

Hyperlink merupakan suatu hubungan ke tempat lain. Apabila kamu mengklik suatu hyperlink maka suatu browser akan mengarah ke tempat yang ditujudam menampilkannya dilayar. Suatu hyperlink dapat berupa gambar

BAB 10 KELAS X : Membuat Dokumen Baru Menggunaka Microsoft Word

A.Membuat dan Menyimpan Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru adalah dengan cara menekan tombol Ctrl + N pada keyboard atau memilih menu File > New.


Untuk menyimpan dokumen pada Microsoft Word, dapat di lakukan melalui langkah - langkah berikut.1.Pilih menu File >Save As.
2.Pada kotak Save in terdapat nama folder yang aktif pada saat itu. Secara default, file dokuman akan tersimpan pada folder tersebut. Apabila menyimpan file tersebut di folder lain, klik kotak Save in dan tentukan folder tujuanmu.
3.Secara default, dokumen akan tersimpan dengan format file menggunakan ekstensi .doc. jika ingin menyimpan dokumen dengan format lain, pilih format yang di dukung oleh Microsoft Word pada kotak Save as type.
4.Ketikkan nama file pada kotak File name.
5.Tekan tombol Save pada toolbar.

Jika ingin mengganti nama dokumen, menyimpannya di lokasi yang lain, atau ingin membuat dokumen lain dengan isi yang hampir sama dengan dokumen yang sedang aktif. Caranya yaitupilih menu file  Save As. Tentukan lokasi penyimpanan yang baru atau ubah nama filenya. Selanjutnya, klik tombol Save. Jika pada lokasi yang di tentukan telah ada nama file yang sama dengan nama file yang ingin kita simpan, akan muncul kotak pesan. Terdapat tiga pilihan pada kotak pesan, yaitu :
1.Replace existing
2.Save changes with a different name
3.Merge changes into existing file



B.Mengatur Ukuran Halaman

Pengaturan kertas dan halaman pada Microsoft Word dapat di gunakan dengan memilih menu File - Page Setup. Selanjutnya, akan di tampilkan kotak dialog Page Setup dengan tab Margins yang aktif. Tab margins mempunyai bagian – bagian berikut.
1.Margins
2.Orientation
3.Multiple pages
4.Apply to
Apabila bermaksud menjilid dokumen seperti buku, maka perlu di berikan gutter, yaitu ruang tambahan pada margins untuk menjilid. Isikan ruang tambahan itu pada kolom gutter.

Setelah menentukan margins, klik tab Paper unutk menentukan ukuran kertas yang kamu gunakan. Paper source menunjukan sumber kertas yang akan di gunakan. Kotak Width menunjukan lebar dan Height menunjukan tinggi kertas.
Kotak Apply to mempunyai pilihan yaitu, This section jika format halaman hanya berlaku pada halaman yang aktif, This point forward jika format halaman hanya berlaku untuk tempat kursor berada dan halaman selanjutnya, dan Whole document jika format halaman berlaku hanya untuk setiap halaman. Tombol Print Options untuk menampilkan jendela Print. Kotak Apply to ini fungsinya sama dengan kotak Apply to pada tab Margins dan layout.

Pada tab Layout, terdapat bagian – bagian berikut.
1.Section start
2.Headers and footers
3.From edge
4.Page - Vertical alignment






C.Mengatur Format Teks dan Spasi dalam Paragraf.

1.Perataan teks
Format paragraf yang sering di lakukan pada Microsoft Word adalah perataan paragraf (paragraph alignment). Terdapat empat jenis perataan paragraf, yaitu
a.Perataan kiri (left aligned)
b.Perataan kanan (right aligned)
c.Perataan penuh atau kiri dan kanan (justified)
d.Perataan tengah (centered)
Untuk melakukan perataan teks dapat dilakukan melalui toolbar Formating, menu format, atau Shortcut key.

2.Pengaturan indentasi
Indentasi merupakan jarak mulai mengetik dengan batas margins kiri. Pengaturan indentasi dapat dilakukan melalui toolbar Formating, menu Format, Shortcut key, atau horizontal ruler.

3.Pengaturan spasi
Spasi baris akan menentukan jarak baris dalam suatu paragraf. Secara default, Microsoft Word menggunakan spasi tunggal. Kamu dapat menentukan spasi yang lain seperti satu setengah maupun ganda. Untuk mengatur spasi baris, kamu dapat menggunakan toolbar formating, menu format, atau Short key.

D.Menggunakan Bullets and Numbering

Bullets adalah pemberian simbol tertentu pada paragraf yang dipilih. Numbering merupakan pemberian urutan angka atau huruf pada paragraf yang dipilih. Fasilitas Bullet and Numbering dapat kamu akses melalui menu format atau ikon Bullets dan Numbering pada toolbar formatting.

1.Menggunakan Bullets
Langkah – langkah sebagai berikut.
a.Pilih paragraf atau teks yang akan menggunakan fasilitas Bullets
b.Pilih menu format  Bullets and Numbering.
c.Selanjutnya akan ditampilkan jendela Bullets and Numbering. Pilih simbol yang akan digunakan tab Bulleted. Selanjutnya, klik tombol OK.
d.Jika simbol yang ingin kamu gunakan tidak terdapat pada kotak pilihan, klik tombol Customize yang akan menampilkan jendela customize di Bulleted list untuk memilih simbol yang akan digunakan melalui tombol Font, Character, atau Picture.

Selain melalui menu Format, penggunaan Bullets dapat dilakukan melalui ikon Bullets pada toolbar formatting. Setelah memilih paragraf yang akan menggunakan fasilitas Bullets, klik ikon Bullets pada toolbar formatting. Setelah, jendela Bullets and Numbering ditampilkan, pilih simbol Bullets yang akan kamu gunakan.

2.Menggunakan numbering
Langkah – langkahnya sebagai berikut.
a.Pilih paragraf atau teks yang akan menggunakan fasilitas Numbering.
b.Pilih menu format  Bullets and Numbering.
c.Selanjutnya, akan ditampilkan jendela Bullets and Numbering. Pilih jenis penomoran yang akan digunakan.
d.Jika simbol yang ingin kamu gunakan tidak terdapat pada kotak pilihan, klik tmbol Customize yang akan menampilkan jendela Customize numbered list untuk memilih format penomoran.

Selain melalui menu format, penggunaan fasilitas Numbering dapat dilakukan melalui ikon pada toolbar formatting. Setelah memilih paragraf yang akan menggunakan fasilitas Numbering, klik ikon Numbering pada toolbar formatting. Setelah jendela Bullets and Numbering ditampilkan, pilih format Numbering yang akan kamu gunakan.
Untuk awal penomoran, kamu dapat memilih Restart numbering atau Continue previous list untuk melanjutkan penomoran yang sudah ada. Pilih None untuk membatalkan penomoran.




E. Menggunakan Borders and Shading

Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk menandai suatu paragrap denagan menberikan bingkai (border) dan waran alatar belakang atau (shading). dengan tujuan untuk membuat tampilan dokumen menjadi lebih menarik.
• Cara menggunakan Borders :
Pilih menu format  lalu pilih borders and shading  atur sesuai keinginan  OK.
• Cara menggunakan Shading :
Pilih menu format  lalu pilih borders and shading  pilih warna  OK.




F. Mengatur Jenis Huruf dan Ukurannya

Kita dapat menggunakan berbagai jenis huruf (font) pada dokumen Microsoft word. Font terdiri atas jenis huruf (font), gaya huruf (font syle), ukuran (font size), warana (font color).
Menggatur font dapat lagsung dari toolbar formatting. Atau dengan menggunakan menu format, dengan cara : pilih menu format  klik Font  atur sesuai keingginan  ok. Atau dapat juga menggunakan shortcut key.




G. Mengunakan Tabs

Tab atau yang dikenal dengan istilah tabulasi di gunakan untuk menandai posisi tertentu pada satu baris, sehingga kita dapat langsung menuju posisi tersebut dengan menggunakan tombol Tab pada keyboard. Untuk menandai posisi yang dimaksud cukup bklik pada horizontal ruler di posisi yang dimaksud.

H. Mengoprasikan Menu dan Ikon

Pada Microsoft word terdapat menu yaitu : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help.
Untuk menggunakan menu tersebut dapat dengan cara langsung meng-klik pada menu atau dengan cara menekan Alt + huruf yang digaris bawahi pada menu tersebut.
Unuk menggunakan ikon dapat dengan cara langsung meng-klik pada ikon yang diinginkan.

BAB 9 KELAS X : Mengidentifikasi Fungsi Perangkat Lunak Pengolah Kata

A. Fungsi dan Fasilitas dari Aplikasi Microsoft Word

Program pengolah kata adalah suatu program computer yang memungkinkan kita untuk membuat dokumen mulai dari hal yang paling sederhana, seperti surat sampai dokumen yang rumit, seperti artikel yang membutuhkan daftar isi, diagram, hearder, footer, gambar, dan rumus matematika.

*Microsoft word mempunyai beberapa keunggulan yaitu sebagai berikut :

1) Kemudahan penggunaan

2) Adanya manajemen file dan fasilitas auto recovery jika terjadi gangguan.

3) Tampilan yang dilihat di monitor akan sama dengan hasil cetakan.

4) Kemampuan membuat, menyimpan, dan mebuka dokumen XML.

B. Mengaktifkan Aplikasi Microsoft word

1) Klik tombol start pada taskbar

2) Klik All programs

3) Klik Microsoft Word

Keterangan lembar kerja Microsoft Word adalah :

a) Menu bar

b) Toolbar

c) Horizontal ruler

d) Vertical ruler

e) Horozontal scroll bar

f) Vertical scroll bar

C. Menu dan Ikon pada Aplikasi Microsoft Word


1. Menu File
- New, berfungsi untuk membuat file (dokumen baru)
- New Blank Document, membuat dokumen baru dari kotak dialog New.
- Open, membuka file dokumen yang sudah pernah dibuat atau yang ada.
- Close dan Close All, menutup dokumen yang sedang aktif dan menutup semua dokumen yang aktif
- Save, menyimpan dokumen yang masih aktif.
- Save As, menyimpan dokumen yang belum diberi nama atau mengganti nama file dokumen yang akan disimpan
- Page Setup, mengatur tampilan halaman yang akan dicetak pada dokumen
- Print Preview, melihat tampilan dari dokumen yang telah dibuat dan yang akan dicetak
- Print, mencetak dokumen dan juga digunakan untuk mengatur halaman
- Print Setup, men-set jenis printer yang akan anda gunakan untuk mencetak
- Properties, membuat rangkuman dari dokumen yang aktif
- Exit, keluar dari Word dan menutup seluruh dokumen yang ada.






2. Menu Edit
Menu yang berhubungan dengan penyuntingan (editing) terhadap file dokumen dengan submenu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Undo, Membatalkan perintah yang terakhir dilakukan
2. Repeat, Mengulangi perintah terakhir yang sebelumnya dibatalkan melalui perintah undo
3. Cut, Memotong sebagian atau seluruh data
4. Copi, Menyalin data
5. Paste, Menyisipkan / meletakkan hasil copi dan cut
6. Paste Special, Fasilitas pendukung perintah cut dan copi terhadap hyperlink pada dokumen
7. Clear, Membersihkan atau menghapus semua data yang ada di dokumen
8. Select All, Memilih (memblok) seluruh isi dari dokumen
9. Find, Mencari data pada dokumen
10. Replace, Menggantikan data pada dokumen dengan data baru
11. Go to, Berpindah ke halaman tertentu dari dokumen bagian – bagian dari dokumen atau footnote
12. Link, Menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file dokumen
13. Objek, Mengedit objek yang berasal dari insert yang berhubungan dengan link (objek Clipart, dll)



3. Menu View
Menu yang berhubungan dengan tampilan dari file dokumen dengan sub menu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Normal menampilkan dokumen dalam status normal
2. Web Layouts menampilkan dokumen dalam layouts web
3. Print Layouts menentukan dokumen dalam layouts cetak
4. Outline menampilkan struktur dokumen
5. Toolbar memunculkan toolbar words
6. Ruler memunculkan mistar dokumen
7. Dokumen map memunculkan bagian dari sub bagian dari dokumen pada jendela tersendiri
8. Header dan Footer membuat header dan footer sebagai efek cetakan
9. Comments menampilkan toolbars reviewing dan comment pada dokumen
10. Footnotes menampilkan cetakan kaki dokumen
11. Fullscreen menampilkan dokumen satu tayangan penuh
12. Zoom mengubah ukuran penampilan dokumen words



4. Menu Insert
Menu yang berhubungan dengan penyisipan pada file dokumen dengan sub menu sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Break, untuk membuat pemutusan halaman, section, kolom atau pun teks dari dokumen word
2. Page numbers, menyisipkan nomor halaman
3. Date and Time, menyisipkan tanggal dan waktu
4. Autotext, menyisipkan text tertentu
5. Field, menyisipkan field
6. Symbol, menyisipkan symbol
7. Comments, memberikan komentar lembar kerja
8. Footnote, menyisipkan catatan kaki dokumen
9. Cattions, menyisipkan judul table grafik atau persamaan dalam table
10. Croosreverense, menyisipkan reverensi silang
11. Index dan Tables, menyisipkan indeks dokumen, daftar isi, daftar gambar
12. Picture, menyisipkan gambar dari fasilitas cliptart, pronfile autosave organitations cart dan wordart
13. Textbox, menyisipkan kotak yang dapat diisi teks
14. File, menyisipkan file dokumen
15. Object, menyisipkan objek
16. Bookmark, menyisipkan bookmark
17. Hyperlink, menyisipkan teks dan gambar hyperlink pada lembar kerja dan membuat shortcut dalam membuka lembar kerja yang tersimpan di piranti penyimpanan


5. Menu Format
Menu yang berhubungan dengan operasi pengaturan terhadap file dokumen dengan submenus sebagai berikut :
Submenu
Fungsi
1. Font, mengatur tampilan font yang digunakan dalam dokumen
2. Paragraph, mengatur paragraph
3. Bullet and Numbering, mengatur pemberian tanda dan penomoran item
4. Border and Shading, mengatur batas-batas dan pembuatan efek bayangan
5. Columns, mengatur laju kolom dalam dokumen
6. Tabs, mengatur letak tabulasi dokumen
7. Changecase, mengubah huruf capital
8. Background, mengatur warna latar belakang dari dokumen
9. Theme, mengganti style dokumen
10. Frames, mengatur frames
11. Autoformat, mengatur secara otomatis
12. Style, mengatur style paragraph



6. Menu Tools
1.Spelling and Grammar, menjalankan fasilitas pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dari teks atau paragraph dalam di dokumen
2. Dictionary, menjalankan fasilitas kamus dalam dokumen
3.Grammar, pengaturan tata bahasa dalam dokumen
4. Word Count, memberikan data statistic tentang jumlah halaman, kata, karakter, paragraf dan baris yang terdapat dalam dokumen yang aktif.
5. Auto Correct, memberbaiki teks secara otomatis
6. Track Changes, melihat pengubahan pada dokumen yang telah dilakukan, menerima atau menolak pengubahan yang telah dilakukan
7. Compare Documents, membandingkan dokumen yang aktif dengan dokumen lainnya.
8. Merge Documents, menggabungkan dokumen aktif yang telah diubah oleh track changes ke dalam dokumen yang telah dispesifikasikan
9. Protect Documents, melindungi dokumen agar aman dari pengubahan di dalam dokumen
10. Envelopes and Labels, membuat surat melalui fasilitas wizard.




7. Menu Table
Sesuai dengan namanya, menu table digunakan untuk membuat table engatur banyaknya kolom maupun baris, mengatur besar kecil table, menambah kolom, baris
1. Insert Table, menyisipkan table baru ke dalam dokumen anda
2. Insert Excel Spreadsheet, menyisipkan lembar kerja excel ke dokumen Word
3. Delete Cells, menghapus sel pada table dalam dokumen
4. Delete Rows, menghapus baris pada table dalam dokumen
5. Delete Colomn, menghapus kolom pada table dalam dokumen
6. Grislines, menampilkan atau menyembunyikan garis Bantu (gridline) pada table anda
7. Table AutoFormat, membuat format table secara otomatis yang telah disediakan Word
8. AutoSum, menjumlahkan bilangan pada table di dalam dokumen secara otomatis
9. Sort Ascending, mensortir data dan menyusunnya menurut abjad A s.d Z
10. Sort Descending, mensortir data dan menyusunnya menurut abjad Z s.d A
11. Table Insert, membuat table sisipan pada table di dalam dokumen
12. Tables and Borders Toolbar, membuat bingkai dan table melalui toolbar yang ada di Word
13. Draw Table, menampilkan toolbar Tables and Borders yang bertujuan membuat gambar table dengan fasilitas-fasilitas yang ada pada Word
14. Merge Cells, menggabungkan isi dari sel yang terpisah menjadi satu sel
15. Split Cells, membagi sel menjadi beberapa baris dan kolom
16. Align Top, meletakkan isi sel di atas
17. Centre Vertically, meletakkan isi sel di tengah-tengah secara vertikal
18. Align Bottom, meletakkan isi sel di bawah
19. Cell Alignment, pengaturan letak isi sel rata kiri.



8. Menu Window

Menu window ini berfungsi untuk melihat berapa banyak file microsoft word 2003 yang sedang kita buka dan kita kerjakan.
1. New Window, memperlihatkan dokumen yang sama dalam jendela berbeda
2. Arrange All, mengatur jendela dari dokumen aktif agar dapat melihat seluruh dokumen aktif dengan ukuran sama dalam waktu yang sama
3. Split, membagi menjadi dua bagian pada dokumen pada waktu yang sama




9. Menu Help

Menu ini berisi tentang petunjuk dan tata cara dalam mengoperasikan microsoft word 2003 sehingga dapat mempermudah kita dalam menggunakannya.
1. Contents and Index, mengaktifkan fasilitas bantuan berdasarkan isi (content), indeks (index), pencarian (find) terhadap kata tertentu yang diketik dari masalah yang dihadapi
2. About Microsoft Word, menampilkan kotak dialog tentang Microsoft Word yang anda dunakan (misalnya MS Word 2000, 2002, XP dan seterusnya).